Datenschutz & KI-Assistent

Hinweise zur Schadensmeldung · Fassung 12.09.2026 · 2026-09-12-live-v5

Verantwortlicher und Kontakt

IWVR Immobilien Wertverwaltung Rheinland GmbH, Hansenstr. 20, 53859 Niederkassel, vertreten durch Karim Elazzar. Datenschutzanfragen: info@iwvr.gmbh, +49 228 50446080. Ergänzend gelten das Impressum und die Datenschutzerklärung der Homepage.

Schadensmeldung und Versand

Wir verarbeiten die Objektadresse, Schadenbeschreibung, bisherige Maßnahmen, Fotos und Kontaktangaben zur Prüfung und Bearbeitung Ihres gemeldeten Schadens. Angaben zu Vermietern und Nachbarn dienen der Zuordnung und Abstimmung. Bitte übermitteln Sie nur dafür erforderliche Angaben und Bilder.

Nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung und dem Klick auf „Schadensmeldung per E-Mail senden“ wird die Meldung an schaden@iwvr.gmbh versendet. Die angegebene Kontaktperson und info@iwvr.gmbh erhalten die E-Mail in CC. Anlagen sind der vollständige PDF-Bogen, nummerierte Fotos und eine strukturierte Datendatei. Bitte prüfen Sie daher Ihre E-Mail-Adresse sorgfältig. Es gibt keinen erforderlichen Dateidownload.

Die bestätigten Daten werden nach Annahme der E-Mail durch den Maildienst zusätzlich an den geschützten IWVR-Dienst auf iwvr.eu zur internen Zuordnung übertragen. Die Hausverwaltung koordiniert die Bearbeitung. Bei dringlichen Schäden und Notfällen kann anschließend ein automatischer Erstauftrag an den objektbezogen hinterlegten Fachbetrieb erzeugt werden. Maßgeblich sind die Freigaben der Verwaltung, das gemeldete Schadensbild und die geprüfte Objektzuordnung. Der Auftrag beschränkt sich auf die erforderliche Erstprüfung und Schadenbegrenzung; weitergehende Arbeiten werden mit der Verwaltung abgestimmt. Unklare Zuordnungen bleiben zur Prüfung bei IWVR. Erforderliche Angaben können im Zuge der Schadenbearbeitung an zuständige Eigentümer, beauftragte Fachbetriebe oder Versicherungsbeteiligte weitergegeben werden. Grundlage ist, je nach bestehender Vertragsbeziehung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beziehungsweise das berechtigte Interesse an der Verwaltung und Instandhaltung des betroffenen Objekts nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Optionaler KI-Assistent

Sie sprechen mit einer KI, nicht mit einem menschlichen Mitarbeiter. Die dargestellte Handwerkerfigur ist KI-generiert. Der Assistent unterstützt ausschließlich bei dieser Schadensmeldung. Er kann sich irren; prüfen und korrigieren Sie übernommene Angaben. Er gibt keine verbindlichen Diagnosen, Kosten-, Versicherungs- oder Terminzusagen ab und erteilt selbst keine Aufträge. Das Formular ist vollständig ohne KI nutzbar.

Der Sprachassistent wird erst nach Ihrer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO aktiviert. Ihre Schilderungen, der aktuelle Gesprächsverlauf und die für die Aufnahme erforderlichen Formularangaben werden an OpenAI zur Beantwortung und Vorbereitung des Formularentwurfs übertragen. Beim Fortsetzen werden bis zu 20 vorherige Nachrichten als Gesprächskontext eingebunden. Bei aktiver Einwilligung in dieser Fassung werden nach Ihrer abschließenden Versandbestätigung zusätzlich die aktuellen Schadenangaben, Bildbeschriftungen und beigefügten Fotos an OpenAI zur vorläufigen technischen Einordnung übermittelt. Dies betrifft das Schadensbild und den erforderlichen ersten Prüfpfad, keine bestätigte Ursachendiagnose. Namen, E-Mail-Adressen, Rufnummern und die Objektanschrift werden dieser zusätzlichen Auswertung nicht als eigene Felder mitgegeben. Freitexte und Fotos können solche Angaben dennoch enthalten; bitte beschränken Sie sich auf das Erforderliche. Ohne aktuelle KI-Einwilligung findet diese zusätzliche KI-Auswertung nicht statt. Der Chatbot hat keinen Zugriff auf Objektkontakte.

Mit „Zustimmen & sprechen“ aktivieren Sie den optionalen Sprachassistenten. Nach Ihrer Browserfreigabe wird das Mikrofon automatisch aktiv. Während Sie sprechen, wird der Ton über eine verschlüsselte Echtzeitverbindung an OpenAI zur direkten Gesprächsführung und parallelen Verschriftlichung übertragen. Sie können jeweils bis zu drei Minuten am Stück schildern. Der Assistent wartet Sprechpausen ab und antwortet nach Erkennung eines abgeschlossenen Beitrags. Nehmen Sie keine anderen Personen ohne deren Zustimmung auf.

Die synthetische KI-Stimme antwortet automatisch. Sie wird direkt als Audiostream erzeugt. Der aktuelle Formularentwurf wird zur Gesprächsführung berücksichtigt. „Mikrofon“ schaltet die Tonübertragung stumm oder wieder ein. „Pause“ unterbricht den gesamten Dialog; der bisherige Kontext bleibt erhalten. Eine ausdrückliche Bitte ums Wort, etwa „Lassen Sie mich ausreden“, unterbricht die KI-Antwort. Kurzes Dazwischenreden wird nach deren Satz berücksichtigt. Eine Echounterdrückung vermindert Rückkopplungen. „Stopp“ beendet die Sprachverbindung und führt zum Formular zurück. Bereits übertragene Beiträge können noch zu Ende verarbeitet werden. Stopp versendet keine Schadensmeldung.

Zur Adresszuordnung werden Ihre genannten Straßenangaben mit dem aktiven IWVR-Objektstamm abgeglichen. Der KI werden nur begrenzte passende Objektvorschläge beziehungsweise die von Ihnen bestätigte Objektadresse übergeben. Eigentümerlisten, Kontaktdaten und andere interne Objektunterlagen werden dem öffentlichen Chatbot nicht zugänglich gemacht. Überprüfen und bestätigen Sie einen Vorschlag, bevor die Stammdaten übernommen werden.

Mit „KI-Einwilligung widerrufen“ unterhalb des Startknopfs beenden Sie die Einwilligung für weitere KI-Verarbeitung und löschen den lokalen Chatverlauf. Ein Widerruf ist auch über die oben genannte Kontaktadresse möglich. Bereits rechtmäßig erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt. In das Formular übernommene Angaben bleiben zur Prüfung erhalten. Die KI-Einwilligung ersetzt nicht Ihre gesonderte Freigabe zum Versand.

Dienstleister und Übermittlung

Die Website und der IWVR-Verarbeitungsdienst werden bei STRATO betrieben. Informationen zu Hosting und Serverprotokollen stehen in der allgemeinen Datenschutzerklärung.

Der KI-Dienst wird über die OpenAI-API genutzt. OpenAI nennt für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum OpenAI Ireland Ltd. als Vertragspartner im Auftragsverarbeitungsvertrag. Dieser sieht für Übermittlungen an verbundene Unternehmen und weitere Dienstleister außerhalb des EWR Standardvertragsklauseln beziehungsweise anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse vor. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird mit dieser Anwendung nicht zugesichert.

Nach den OpenAI-Anbieterinformationen werden API-Inhalte standardmäßig nicht für Modelltraining verwendet, außer bei ausdrücklicher Datenfreigabe. Diese Anwendung aktiviert keine solche Freigabe. Textantworten werden mit ausgeschalteter Antwortspeicherung angefordert. Dennoch können bei OpenAI Sicherheitsprotokolle mit Inhalten bis zu 30 Tage bestehen, bei gesetzlichen oder sicherheitsbedingten Ausnahmen länger. Bei verwendeten Modellen können außerdem temporäre Prompt-Caches bis zu 24 Stunden bestehen. Sofortige vollständige Löschung beim Anbieter wird deshalb nicht zugesichert.

Speicherung, Sitzung und Löschung

Der Gesprächsentwurf mit Formularangaben und Transkript wird während der Nutzung in diesem Browser-Tab zwischengespeichert, damit er bei Pause oder Neuladen erhalten bleibt. Er wird bei erfolgreichem Versand oder Widerruf entfernt, beim Schließen des Tabs vom Browser verworfen und nach 24 Stunden nicht wiederhergestellt. Mit Ihrer abschließenden Versandbestätigung wird der vollständige Chatverlauf ausschließlich in die geschützte interne Schadensmeldung übernommen. Er steht nicht in der PDF, im E-Mail-Text oder in den Dateianlagen. Audiodateien werden nicht Bestandteil der Meldung. Nicht versendete Chattexte werden nicht dauerhaft in einer eigenen Datenbank gespeichert. Vorübergehende Sprachdateien werden nach Verarbeitung entfernt. Versandanhänge werden nach abgeschlossener Verarbeitung und Weiterleitung gelöscht; bei noch ausstehender Verarbeitung oder Wiederholung höchstens sieben Tage bereitgehalten.

Ein technisch notwendiges Sitzungscookie mit zufälliger Kennung sichert Anfragen und Einwilligungen für 30 Minuten. Es dient keinem Tracking. Zum Missbrauchsschutz werden zeitlich begrenzte, mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete IP-Kennungen verwendet. Einwilligungsnachweise enthalten Zeitpunkt, Hinweisfassung, Sprachoption, Vorgangsnummer und gegebenenfalls Widerruf, jedoch keine Chattexte. Sie werden nach 30 Tagen bei der täglichen Bereinigung entfernt.

Technische Versandnachweise bleiben für 30 Tage zur Vermeidung von Doppelmeldungen bestehen. Bei erfolgreicher Übernahme durch iwvr.eu wird die dort benötigte Datenkopie aus WordPress entfernt; bei Übertragungsfehlern wird bis zu sieben Tage erneut versucht. Die interne Eingangskopie auf iwvr.eu einschließlich der vorläufigen KI-Einschätzung und des zugehörigen Versandprotokolls wird in dieser Ausbaustufe nach 30 Tagen bereinigt. Die versendete E-Mail ist davon getrennt: Meldungen in Postfächern und Verwaltungsunterlagen werden für die Schadenbearbeitung und erforderliche Nachweise aufbewahrt; nach Wegfall des Zwecks werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Rechtsverfolgung entgegenstehen.

Ihre Rechte und alternative Meldung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, etwa der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Anfragen richten Sie bitte an info@iwvr.gmbh.

Bei fehlender Einwilligung steht das manuelle Formular weiterhin zur Verfügung. Ohne die erforderlichen Schaden- und Kontaktangaben ist eine Bearbeitung über dieses Formular nicht möglich. Nutzen Sie alternativ den Kontakt zur Hausverwaltung. Bei einem akuten Schaden rufen Sie zusätzlich den Notfallkontakt Ihres Hauses an; bei unmittelbarer Gefahr für Menschen die 112. Das Formular wird nicht laufend überwacht.