Geschäftsunterlagen aufbewahren: Acht, zehn oder sechs Jahre?

KI-generiert

„Alles zehn Jahre aufheben“ beschreibt die steuerlichen Aufbewahrungsregeln nicht vollständig. § 147 Abgabenordnung unterscheidet verschiedene Unterlagen und Fristen.

Die Art des Dokuments ist entscheidend.

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse gehören grundsätzlich zur Zehnjahresgruppe. Buchungsbelege sind nach dem aktuellen Gesetzeswortlaut acht Jahre aufzubewahren. Für die übrigen dort genannten Unterlagen, beispielsweise empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, gelten grundsätzlich sechs Jahre.

Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres, etwa dem Jahr, in dem ein Beleg entstanden oder ein Geschäftsbrief eingegangen ist. Ein bloßer Blick auf das Alter eines Ordners reicht deshalb nicht immer aus.

Fristablauf bedeutet nicht automatisch löschen.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Weitere rechtliche oder sachliche Aufbewahrungsgründe können ebenfalls gesondert zu prüfen sein. Auch Übergangsregeln sind bei älteren Beständen zu beachten.

Digital muss nutzbar bleiben.

Für eine zulässige digitale Aufbewahrung verlangt das Gesetz unter anderem Verfügbarkeit, Lesbarkeit und unter den gesetzlichen Voraussetzungen maschinelle Auswertbarkeit. Ein Dateiname allein belegt keine ordnungsgemäße Archivierung.

Die Regelung betrifft ihren jeweiligen steuerlichen Anwendungsbereich. Sie ist keine pauschale Vernichtungsanweisung für sämtliche Unterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Ein sachgerechter Aufbewahrungsplan unterscheidet Dokumentarten, Zwecke und anwendbare Vorschriften. Dieser Beitrag enthält keine steuerliche Einzelfallprüfung.

Informationsstand: 13. September 2026.

Quellen zum Weiterlesen

• § 147 AO – Gesetze im Internet

Dieser Beitrag wurde vollständig mit KI erstellt. Die IWVR GmbH hat den Ausbau dieser Themenrubrik beauftragt; die konkrete Themenausarbeitung erfolgte durch KI. Eine menschliche redaktionelle Prüfung des Textes hat nicht stattgefunden. Redaktionell verantwortlich: IWVR GmbH. Der Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Er stellt weder Rechtsberatung noch Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle Beratung durch hierzu befugte Fachleute.