Kaufmännische Sorgfalt, persönliche Verantwortung und klare Vereinbarungen. Hier sehen Sie, wie wir Verwaltung gestalten.
Wir ordnen Finanzen, arbeiten Entscheidungen aus und begleiten deren Umsetzung. Entdecken Sie, wie wir Ihre Immobilie verwalten und welche Leistungen wir dafür mit Ihnen vereinbaren.
Ihre Gemeinschaft braucht eine Verwaltung, die mitdenkt, Entscheidungen vorbereitet und sich um die Umsetzung kümmert. Wir verbinden kaufmännische Ordnung mit persönlicher Objektbetreuung und beziehen den Verwaltungsbeirat frühzeitig ein.
Wir erfassen Vorschüsse, Zahlungen und Kosten elektronisch und ordnen die Rechnungsbelege den Buchungen zu. So bleiben Geschäftsvorfälle und ihre Bearbeitung nachvollziehbar.
Zum 1. Oktober 2026 stellen wir unsere Fachsoftware von HausPerfekt auf easimo um. Beide Softwareprodukte gehören zum Aareon-Unternehmensverbund. Mit dem Wechsel wollen wir die Erfassung und Bearbeitung Ihrer Vorgänge weiter verbessern und noch transparenter gestalten.
Wir führen die Gelder jeder Eigentümergemeinschaft auf eigenen Konten im Namen der Gemeinschaft – getrennt von unserem Unternehmensvermögen und den Geldern anderer Gemeinschaften. Dazu gehören das laufende Gemeinschaftskonto und die vereinbarten Rücklagenkonten.
Die Gemeinschaftsgelder führen wir ausschließlich bei der Hausbank München eG, einer Spezialbank für Immobilienbesitzer und die Immobilienwirtschaft innerhalb der Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken.
Wir prüfen Eingangsrechnungen kaufmännisch, sachlich und rechnerisch und veranlassen fällige Zahlungen im Rahmen unserer Befugnisse.
Für Zahlungen der Eigentümer bevorzugen wir das SEPA-Lastschriftverfahren auf Grundlage eines erteilten Lastschriftmandats. So lassen sich die beschlossenen Vorschüsse zuverlässig dem jeweiligen Eigentümerkonto und Zahlungszeitraum zuordnen. Andere Zahlungswege können einen deutlich höheren technischen und buchhalterischen Prüfaufwand verursachen, etwa bei abweichenden Beträgen, unklaren Verwendungszwecken oder möglichen Fehlzahlungen.
Wir überwachen die Zahlungen der Eigentümer und bearbeiten offene Forderungen. Werden beschlossene Vorschüsse nicht oder verspätet gezahlt, verfolgen wir die Rückstände unverzüglich im Interesse und zum Wohl der Eigentümergemeinschaft – auf Grundlage des Verwaltervertrags und unserer Befugnisse. Dazu gehören kaufmännische Mahnungen. Führen diese nicht zum Ziel, veranlassen wir im vereinbarten Rahmen die Einschaltung eines Rechtsanwalts zur Forderungsdurchsetzung.
Wir erstellen den Gesamtwirtschaftsplan mit den voraussichtlichen Einnahmen, laufenden Kosten und vorgesehenen Zuführungen zu den Rücklagen. Die Planung besprechen wir mit dem Verwaltungsbeirat.
Auf dieser Grundlage ermitteln wir unter Anwendung der maßgeblichen Verteilungsschlüssel die Einzelwirtschaftspläne und die vorgeschlagenen Vorschüsse der Eigentümer. Wir bereiten die Unterlagen für die Beschlussfassung über die Vorschüsse vor und erläutern die wesentlichen Ansätze und Veränderungen.
Nach Ablauf des Kalenderjahres erstellen wir die Gesamtjahresabrechnung und die Jahreseinzelabrechnungen für die Eigentümer. Wir stellen die Einnahmen und Ausgaben dar, verteilen die abzurechnenden Kosten nach den maßgeblichen Schlüsseln und ermitteln die Ergebnisse als Grundlage für den Beschluss über Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse.
Ergänzend erstellen wir den Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. Wir stellen die Unterlagen für die Prüfung durch den Verwaltungsbeirat bereit und erläutern die wesentlichen Abrechnungspositionen. Abzurechnende Altjahre aus der Zeit vor unserer Bestellung werden gesondert behandelt.
Soweit es die eingesetzte Software und die verfügbaren Unterlagen ermöglichen, gliedern wir die Kosten in umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen und orientieren die Aufstellung an der Betriebskostenverordnung. Die Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen gehört zu unseren Abrechnungsunterlagen.
Die WEG-Abrechnung ersetzt keine Betriebskostenabrechnung gegenüber Mietern. Ob einzelne Kosten im konkreten Mietverhältnis umgelegt werden können, hängt insbesondere vom Mietvertrag und den geltenden Vorgaben ab. Die Erstellung einer Mieterabrechnung ist eine gesonderte Leistung und muss ausdrücklich separat vertraglich beauftragt werden.
Wir setzen die entsprechenden Beschlüsse um, erfassen die beschlossenen Sonderumlagen und bilden die zugehörigen Vorgänge in der Buchhaltung ab. Die Bearbeitung von Sonderumlagen und zusätzlichen Abrechnungskreisen ist eine separat vergütungsfähige Sonderleistung nach Maßgabe des Verwaltervertrags.
Wir bereiten die ordentliche jährliche Eigentümerversammlung vor und stimmen die Themen mit dem Verwaltungsbeirat ab. Zu den Tagesordnungspunkten formulieren wir Erläuterungen und ausgearbeitete Beschlussvorschläge.
Diese dürfen auch ausführlicher sein: Entscheidungen sollen nicht nur am Versammlungstag verständlich sein, sondern auch noch zehn Jahre später nachvollzogen werden können. Deshalb beschreiben wir Zusammenhänge, Entscheidungsgrundlagen und die beabsichtigte Umsetzung so konkret wie erforderlich.
Wir laden ein und leiten die ordentliche jährliche Eigentümerversammlung im vereinbarten zeitlichen Rahmen. Bevorzugt bieten wir hybride Versammlungen an: Eigentümer können vor Ort teilnehmen oder sich online zuschalten. Ebenso sind rein digitale Eigentümerversammlungen und klassische Präsenztermine möglich, sofern die jeweils erforderlichen rechtlichen und beschlussmäßigen Voraussetzungen vorliegen.
Die Einrichtung und Betreuung der hybriden Teilnahme ist eine gesondert vergütete Zusatzleistung. Den technischen und organisatorischen Umfang sowie die Vergütung stimmen wir vorher ab. Besondere Termine und zeitabhängige Zuschläge werden im Verwaltervertrag ausgewiesen.
Wir erstellen und vervollständigen das Ergebnisprotokoll direkt während der Eigentümerversammlung, elektronisch unterstützt durch Vote@Home. Um die erforderlichen Unterschriften kümmern wir uns möglichst noch in der Versammlung. Sobald das Protokoll vollständig vorliegt, versenden wir es binnen kürzester Zeit – meistens am nächsten Werktag. Die Beschluss-Sammlung führen wir fortlaufend.
Die Unterlagen stellen wir digital bereit und senden sie zusätzlich per E-Mail an die Eigentümer. Eigentümer ohne E-Mail-Zugang erhalten sie per Post. Für den Postversand fallen die vertraglich vereinbarten Kopierkosten und das Porto an.
Wenn weitere Entscheidungen anstehen, organisieren wir außerordentliche Versammlungen oder geeignete Umlaufverfahren. Hierfür gelten die gesonderten Vergütungsregelungen.
Wir sehen uns den baulichen Zustand im Rahmen der jährlichen Begehung an und dokumentieren unsere Besuche digital. Zusätzliche Begehungen werden nach Vereinbarung berechnet.
Wir holen, soweit verfügbar, Kostenvoranschläge ein, vergeben Aufträge und koordinieren die Arbeiten innerhalb der vereinbarten Befugnisse und Wertgrenzen.
Wir organisieren die Durchführung und prüfen Rechnungen. Bautechnische Planung, Fachbauleitung oder Gutachten werden bei Bedarf durch entsprechend qualifizierte Fachleute erbracht.
Wir bereiten Entscheidungen vor und begleiten die kaufmännische Organisation größerer Erhaltungsmaßnahmen und baulicher Veränderungen. Umfang, Zuständigkeiten und Vergütung werden gesondert festgelegt.
Wir kümmern uns um die vereinbarten Objektverträge und prüfen Möglichkeiten für eine wirtschaftliche Bewirtschaftung. Bei Änderungen, Altverträgen und Sonderaufwand gilt das jeweilige Leistungsverzeichnis.
Wir koordinieren die Bearbeitung von Gebäudeschäden mit Versicherern, Maklern und Fachbetrieben. Die Schadenabwicklung ist eine gesondert vergütete Leistung nach Vertrag.
Wir begleiten die vereinbarten Vorgänge, etwa Mängelanzeigen, Termine und erforderliche Untersuchungen. Sachverständige und Fachplaner werden bei Bedarf hinzugezogen.
Wir bereiten Entscheidungsvorschläge vor, holen Stellungnahmen ein und unterstützen die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Beiratstermine sind im vertraglich vereinbarten Umfang enthalten.
Berechtigte Prüfer erhalten Einblick in Abrechnungsbelege. Über das Portal lassen sich Buchungen und zugehörige Rechnungen nachvollziehen.
Auf Wunsch richten wir für Verwaltungsbeiräte einen kostenfreien Zugang zur Einsicht in die Gemeinschaftskonten ein.
Wir pflegen Eigentümerdaten und Verwaltungsunterlagen. Abrechnungen, Wirtschaftspläne und weitere Objektunterlagen werden entsprechend den jeweiligen Zugriffsrechten digital bereitgestellt.
Unsere Korrespondenz und Verwaltungsunterlagen versenden wir grundsätzlich digital per E-Mail und stellen die vorgesehenen Dokumente zusätzlich im Kundenportal bereit. Wer keinen E-Mail-Zugang hat, erhält die Unterlagen per Post. Für jeden Postversand berechnen wir die Kopierkosten und das Porto nach den Regelungen des Verwaltervertrags.
Eigentümer und Beiräte erreichen uns per Telefon, E-Mail und über unsere digitalen Kontaktwege. Unsere Telefonzeiten sind Montag bis Freitag von 9.00 bis 12.30 Uhr; weitere Gesprächstermine sind nach Vereinbarung möglich.
Schadenmeldungen sind über die Homepage und per E-Mail an schaden@iwvr.gmbh möglich. Für dringliche Notfälle außerhalb der Telefonzeiten steht Bestandskunden die vereinbarte Rufbereitschaft zur Verfügung.
Dazu können Personalangelegenheiten der Gemeinschaft, Veräußerungszustimmungen, besondere Bescheinigungen oder die Begleitung von Rechtsstreitigkeiten gehören. Aufgaben und Vergütung werden gesondert geregelt.
Wir übernehmen die verfügbaren Eigentümer- und Lieferantendaten, richten das Objekt in unseren Systemen ein und informieren die Beteiligten über den Verwalterwechsel.
Fehlende oder ungeordnete Unterlagen, offene Altjahresabrechnungen und besondere Vorgänge aus der Vorverwaltung erfordern zusätzlichen Aufwand. Diesen benennen und vereinbaren wir gesondert.
Wir besprechen die Anforderungen Ihrer Gemeinschaft. Bereits unser WEG-Angebot enthält den vollständig ausgearbeiteten Verwaltervertrag auf Grundlage des aktuellen Vertragsmodells des VDIV NRW – mit Leistungen, Vergütung und Befugnissen.
Wer eine vermietete Immobilie besitzt, muss sich um Menschen, Unterlagen, Zahlungen und das Gebäude kümmern. Wir übernehmen die vereinbarten Verwaltungsaufgaben und stimmen mit Ihnen ab, welche Entscheidungen bei Ihnen bleiben.
Wir stimmen die laufende Betreuung Ihrer Mietwohnanlage und die Kommunikation mit den Mietern auf den vereinbarten Verwaltungsumfang ab.
Die kaufmännische Betreuung, Überwachung der vereinbarten Zahlungen und Bearbeitung offener Posten werden im individuellen Mietverwaltungsvertrag festgelegt.
Wir rechnen vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen gegenüber Ihren Mietern ab. Die benötigten Unterlagen und die Schnittstelle zum Abrechnungsdienst stimmen wir vorab ab.
Wir bearbeiten Mieterhöhungen im vereinbarten Umfang und auf Grundlage der für das Mietverhältnis geltenden Voraussetzungen.
Wir nehmen Anliegen auf und koordinieren die vereinbarten Wartungs- und Erhaltungsarbeiten mit Fachbetrieben. Zuständigkeiten und Freigabegrenzen legen wir gemeinsam fest.
Wir vereinbaren, welche Abrechnungen, Unterlagen und Informationen Sie erhalten und wie wir uns zu anstehenden Aufgaben abstimmen.
Die Verwaltung der Gemeinschaft und die Betreuung Ihrer vermieteten Einheit sind unterschiedliche Aufgaben. Wir unterstützen Sie mit einer gesondert beauftragten Sondereigentumsverwaltung und klären die Schnittstellen zur WEG-Verwaltung.
Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Aufgaben wir rund um Ihr Mietverhältnis und Ihre Einheit übernehmen. Der Umfang wird in einer eigenen Vereinbarung festgehalten.
Auf gesonderten Auftrag erstellen wir die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter. Die WEG-Jahresabrechnung ist hierfür eine Grundlage und ersetzt die Mieterabrechnung nicht.
Wir unterstützen bei der Bearbeitung von Mieterhöhungen im vereinbarten Umfang. Diese Leistung gehört nicht automatisch zur WEG-Grundvergütung.
Wir klären die Zuständigkeit und koordinieren die vereinbarten Maßnahmen an Ihrer Einheit. Bei Berührungspunkten zum Gemeinschaftseigentum stimmen wir uns mit der zuständigen Verwaltung ab.
Digital wird Verwaltung dann hilfreich, wenn Sie Unterlagen finden, Vorgänge nachvollziehen und Ihr Anliegen einfach übermitteln können. Dafür verbinden wir unsere persönliche Betreuung mit praktischen digitalen Zugängen.
Eigentümer können die für sie bereitgestellten Abrechnungen und Wirtschaftspläne abrufen. Weitere Gebäudeunterlagen stehen nach Berechtigung im gemeinsamen Bereich zur Verfügung.
Berechtigte Verwaltungsbeiräte und Prüfer können die bereitgestellten Buchungen mit ihren Rechnungsbelegen prüfen. Der Portalzugang und diese Belegeinsicht sind für unsere Kunden kostenfrei.
Unsere Besuche an der Wohnanlage werden digital erfasst. So lassen sich Beobachtungen und die weitere Bearbeitung besser zuordnen.
Ein klarer digitaler Kontaktweg erleichtert die Meldung. Alternativ erreichen Sie uns unter schaden@iwvr.gmbh.
Auf gesonderten Auftrag erstellen wir Luftaufnahmen zur visuellen Dokumentation, sofern der Einsatz vor Ort zulässig und möglich ist. Wir sind Kaufleute, keine Sachverständigen. Unsere Beobachtungen beruhen auf unserer Berufserfahrung und ersetzen keine fachtechnische Prüfung. Für die abschließende Bewertung ist ein entsprechend qualifizierter Architekt oder Sachverständiger zu beauftragen.
Wir halten erkennbare Auffälligkeiten mit Fotos und einer kurzen Beschreibung fest und ordnen sie im Rahmen unserer Verwaltungserfahrung ein. Diese Dokumentation ist kein Gutachten und keine abschließende Aussage zu Ursache, Tragweite oder Sanierungsbedarf. Die fachtechnische Bewertung erfolgt durch einen entsprechend qualifizierten Architekten oder Sachverständigen.
Die Kennzeichnung „Laufende WEG-Verwaltung“ bezieht sich auf das WEG-Leistungsmodell. Miet- und Sondereigentumsverwaltung werden jeweils eigenständig vereinbart.
Sie sollten vor Ihrer Entscheidung wissen, wie wir zusammenarbeiten. Deshalb erhalten Sie von uns bereits mit dem WEG-Angebot den vollständig ausgearbeiteten Verwaltervertrag.
Als Vollmitglied im Verband der Immobilienverwalter Nordrhein-Westfalen e. V. (VDIV NRW) ↗ arbeiten wir auf Grundlage seiner Vertragsmodelle. Für den Vertragsabschluss verwenden wir die zu diesem Zeitpunkt aktuelle Verbandsfassung und arbeiten die Vereinbarungen für Ihre Gemeinschaft darin aus.
Das Vertragswerk beschreibt ein breites Spektrum möglicher Aufgaben während einer Verwaltung: vom laufenden Tagesgeschäft über besondere Beschlussverfahren bis zu größeren Maßnahmen und der Beendigung der Zusammenarbeit. So können Sie Leistungen, Zuständigkeiten und Vergütung bereits bei unserem Angebot im Zusammenhang prüfen.
Der Vertrag zeigt, welche wiederkehrenden Leistungen die Festvergütung umfasst und welche Wertgrenzen oder Rahmenbedingungen gelten.
Auch Aufgaben, die erst später anstehen können, werden beschrieben. Sie erkennen im Voraus, wann eine zusätzliche Vergütung oder ein Aufwendungsersatz vorgesehen ist.
Wir erläutern den Vertrag und besprechen Ihre Fragen. Sein Umfang macht die vielfältigen Aufgaben einer Verwaltung sichtbar und schafft eine gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit.
Maßgeblich ist der individuell vereinbarte Verwaltervertrag. Die Broschüre erläutert das Leistungsangebot; nicht jede aufgeführte Leistung ist Bestandteil der Festvergütung.
Unser Fragebogen führt Sie durch die wichtigsten Angaben zu Ihrer Immobilie – von der Verwaltungsart über die Größe bis zur Gebäudetechnik. Wählen Sie dort „Angebot Immobilienverwaltung“ und geben Sie uns einen ersten Einblick.
IWVR GmbH