Ihre Immobilie. Unsere Verantwortung.

Wir erfassen Vorschüsse und Kosten elektronisch und ordnen Rechnungen den Buchungen zu. So bleiben Geschäftsvorfälle und Belege nachvollziehbar.

Wir führen die Gemeinschaftsgelder auf Konten im Namen der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehören die laufende Kontoführung und die vereinbarten Rücklagenkonten.

Wir prüfen Eingangsrechnungen sachlich und rechnerisch und veranlassen fällige Zahlungen im Rahmen unserer Befugnisse.

Wir überwachen die Zahlungen der Eigentümer und erkennen offene Forderungen. Kostenpflichtige Mahnstufen und die Einschaltung eines Rechtsanwalts richten sich nach dem Vertrag.

Wir erstellen den Gesamt- und die Einzelwirtschaftspläne als Grundlage für die Vorschüsse und stellen die Unterlagen digital bereit.

Wir erstellen die Gesamt- und Einzelabrechnungen sowie den Vermögensbericht. Abzurechnende Altjahre aus der Zeit vor unserer Bestellung werden gesondert behandelt.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten werden getrennt dargestellt. Die Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen ist Bestandteil unserer Abrechnungsunterlagen. Eine Mieterabrechnung ist eine gesonderte Leistung.

Wir setzen entsprechende Beschlüsse um und bilden die Vorgänge in der Buchhaltung ab. Die Bearbeitung von Sonderumlagen und zusätzlichen Abrechnungskreisen wird nach Vereinbarung vergütet.

Wir bereiten die ordentliche jährliche Eigentümerversammlung vor, stimmen Themen mit dem Beirat ab und formulieren Erläuterungen und Beschlussvorschläge.

Wir laden ein und leiten die ordentliche jährliche Versammlung im vereinbarten zeitlichen Rahmen. Besondere Termine und zeitabhängige Zuschläge werden im Angebot ausgewiesen.

Wir erstellen das Ergebnisprotokoll zeitnah, kümmern uns um die erforderlichen Unterschriften und führen die Beschluss-Sammlung. Die Unterlagen stellen wir digital zur Verfügung.

Wenn weitere Entscheidungen anstehen, organisieren wir außerordentliche Versammlungen oder geeignete Umlaufverfahren. Hierfür gelten die gesonderten Vergütungsregelungen.

Auf Wunsch organisieren wir die Online-Teilnahme an einer Eigentümerversammlung, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Technik, Durchführung und zusätzlicher Aufwand werden vorher vereinbart.

Wir sehen uns den baulichen Zustand im Rahmen der jährlichen Begehung an und dokumentieren unsere Besuche digital. Zusätzliche Begehungen werden nach Vereinbarung berechnet.

Wir holen, soweit verfügbar, Kostenvoranschläge ein, vergeben Aufträge und koordinieren die Arbeiten innerhalb der vereinbarten Befugnisse und Wertgrenzen.

Wir organisieren die Durchführung und prüfen Rechnungen. Bautechnische Planung, Fachbauleitung oder Gutachten werden bei Bedarf durch entsprechend qualifizierte Fachleute erbracht.

Wir bereiten Entscheidungen vor und begleiten die kaufmännische Organisation größerer Erhaltungsmaßnahmen und baulicher Veränderungen. Umfang, Zuständigkeiten und Vergütung werden gesondert festgelegt.

Wir kümmern uns um die vereinbarten Objektverträge und prüfen Möglichkeiten für eine wirtschaftliche Bewirtschaftung. Bei Änderungen, Altverträgen und Sonderaufwand gilt das jeweilige Leistungsverzeichnis.

Wir koordinieren die Bearbeitung von Gebäudeschäden mit Versicherern, Maklern und Fachbetrieben. Die Schadenabwicklung ist eine gesondert vergütete Leistung nach Vertrag.

Wir begleiten die vereinbarten Vorgänge, etwa Mängelanzeigen, Termine und erforderliche Untersuchungen. Sachverständige und Fachplaner werden bei Bedarf hinzugezogen.

Wir bereiten Entscheidungsvorschläge vor, holen Stellungnahmen ein und unterstützen die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Beiratstermine sind im vertraglich vereinbarten Umfang enthalten.

Berechtigte Prüfer erhalten Einblick in Abrechnungsbelege. Über das Portal lassen sich Buchungen und zugehörige Rechnungen nachvollziehen.

Auf Wunsch richten wir für Verwaltungsbeiräte einen kostenfreien Zugang zur Einsicht in die Gemeinschaftskonten ein.

Wir pflegen Eigentümerdaten und Verwaltungsunterlagen. Abrechnungen, Wirtschaftspläne und weitere Objektunterlagen werden entsprechend den jeweiligen Zugriffsrechten digital bereitgestellt.

Eigentümer und Beiräte erreichen uns per Telefon, E-Mail und über unsere digitalen Kontaktwege. Unsere Telefonzeiten sind Montag bis Freitag von 9.00 bis 12.30 Uhr; weitere Gesprächstermine sind nach Vereinbarung möglich.

Schadenmeldungen sind über die Homepage und per E-Mail an schaden@iwvr.gmbh möglich. Für dringliche Notfälle außerhalb der Telefonzeiten steht Bestandskunden die vereinbarte Rufbereitschaft zur Verfügung.

Dazu können Personalangelegenheiten der Gemeinschaft, Veräußerungszustimmungen, besondere Bescheinigungen oder die Begleitung von Rechtsstreitigkeiten gehören. Aufgaben und Vergütung werden gesondert geregelt.

Wir übernehmen die verfügbaren Eigentümer- und Lieferantendaten, richten das Objekt in unseren Systemen ein und informieren die Beteiligten über den Verwalterwechsel.

Fehlende oder ungeordnete Unterlagen, offene Altjahresabrechnungen und besondere Vorgänge aus der Vorverwaltung erfordern zusätzlichen Aufwand. Diesen benennen und vereinbaren wir gesondert.

Wir besprechen die Anforderungen Ihrer Gemeinschaft. Bereits unser WEG-Angebot enthält den vollständig ausgearbeiteten Verwaltervertrag auf Grundlage des aktuellen Vertragsmodells des VDIV NRW – mit Leistungen, Vergütung und Befugnissen.

Wir stimmen die laufende Betreuung Ihrer Mietwohnanlage und die Kommunikation mit den Mietern auf den vereinbarten Verwaltungsumfang ab.

Die kaufmännische Betreuung, Überwachung der vereinbarten Zahlungen und Bearbeitung offener Posten werden im individuellen Mietverwaltungsvertrag festgelegt.

Wir rechnen vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen gegenüber Ihren Mietern ab. Die benötigten Unterlagen und die Schnittstelle zum Abrechnungsdienst stimmen wir vorab ab.

Wir bearbeiten Mieterhöhungen im vereinbarten Umfang und auf Grundlage der für das Mietverhältnis geltenden Voraussetzungen.

Wir nehmen Anliegen auf und koordinieren die vereinbarten Wartungs- und Erhaltungsarbeiten mit Fachbetrieben. Zuständigkeiten und Freigabegrenzen legen wir gemeinsam fest.

Wir vereinbaren, welche Abrechnungen, Unterlagen und Informationen Sie erhalten und wie wir uns zu anstehenden Aufgaben abstimmen.

Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Aufgaben wir rund um Ihr Mietverhältnis und Ihre Einheit übernehmen. Der Umfang wird in einer eigenen Vereinbarung festgehalten.

Auf gesonderten Auftrag erstellen wir die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter. Die WEG-Jahresabrechnung ist hierfür eine Grundlage und ersetzt die Mieterabrechnung nicht.

Wir unterstützen bei der Bearbeitung von Mieterhöhungen im vereinbarten Umfang. Diese Leistung gehört nicht automatisch zur WEG-Grundvergütung.

Wir klären die Zuständigkeit und koordinieren die vereinbarten Maßnahmen an Ihrer Einheit. Bei Berührungspunkten zum Gemeinschaftseigentum stimmen wir uns mit der zuständigen Verwaltung ab.

Eigentümer können die für sie bereitgestellten Abrechnungen und Wirtschaftspläne abrufen. Weitere Gebäudeunterlagen stehen nach Berechtigung im gemeinsamen Bereich zur Verfügung.

Berechtigte Verwaltungsbeiräte und Prüfer können die bereitgestellten Buchungen mit ihren Rechnungsbelegen prüfen. Der Portalzugang und diese Belegeinsicht sind für unsere Kunden kostenfrei.

Unsere Besuche an der Wohnanlage werden digital erfasst. So lassen sich Beobachtungen und die weitere Bearbeitung besser zuordnen.

Ein klarer digitaler Kontaktweg erleichtert die Meldung. Alternativ erreichen Sie uns unter schaden@iwvr.gmbh.

Auf gesonderten Auftrag erstellen wir Luftaufnahmen zur visuellen Dokumentation, sofern der Einsatz vor Ort zulässig und möglich ist. Wir sind Kaufleute, keine Sachverständigen. Unsere Beobachtungen beruhen auf unserer Berufserfahrung und ersetzen keine fachtechnische Prüfung. Für die abschließende Bewertung ist ein entsprechend qualifizierter Architekt oder Sachverständiger zu beauftragen.

Wir halten erkennbare Auffälligkeiten mit Fotos und einer kurzen Beschreibung fest und ordnen sie im Rahmen unserer Verwaltungserfahrung ein. Diese Dokumentation ist kein Gutachten und keine abschließende Aussage zu Ursache, Tragweite oder Sanierungsbedarf. Die fachtechnische Bewertung erfolgt durch einen entsprechend qualifizierten Architekten oder Sachverständigen.

Eine Online-Teilnahme kann nach vorheriger Abstimmung und bei Vorliegen der Voraussetzungen eingerichtet werden. Der zusätzliche technische und organisatorische Aufwand wird vereinbart.